7- Basvuru esnasinda istenen belgeler

Bu konu aslinda bir basvuru surecinin en onemli asamasidir diyebilirim. Ben oyle goruyorum. En sancili ve dikkat isteyen asama burasi. Benim sahsi fikrimce basvurulara baslamadan once genel dokumanlari bir arastirin ve toplayin bi kenara. Yani yoksa basvuru esnasinda bunlari toplamaya calismak cok buyuk stres oluyor. Bu yuzden basvuru tarihleri gelmeden, siz yogun bir tempoya girmeden once yavas yavas gerekli belgeleri bir kenarda biriktirin. Boylece zamani geldiginde elinizi atarsiniz ve de hemen bulursunuz belgeleri saga sola kosturmadan. Ben cok cile cektim bu yuzden.

TURKCE BELGELERIN INGILIZCEYE TERCUME EDILMESI 

ABD universiteleri baska dildeki belgelerin tercume edilmis hallerini kabul ediyorlar ama bazi sartlar var. Ornegin sadece yeminli (registered translater) tercuman kabul ediyorlar yani oyle her tercuman olmuyor. Registered tercumanlar cevirdikleri belgeye muhurlerini basiyor. Bir de belge tercume edilirken kesinlikle orada yazandan baska bir sey eklenmeyecek. Kelime kelime tercume olacak. Bazi universiteler sadece belli tercumanlik derneklerine uye tercumanlarin cevirilerini kabul ediyor. Mesela benim basvurdugum bi universite sadece ATA uyesi bir tercumanin cevirisini kabul ediyordu. ATA = American translators association demek. Sitesinden uye tercuman listesine ve iletisim bilgilerine ulasabiliyorsunuz. Ben buradan birine ulasmistim, belgeleri ona cevirtmistim. Bunlarin da uyelik numaralari var cevirdikleri belgelere bu numarayi yaziyorlar.
Tercume edilen belgelerin yaninda belgelerin asillarini da istiyor universiteler. Yani sadece ingilizce belgeyi gondermiyorsunuz, hem ingilizce tercumeyi hem de Turkce aslini gonderiyorsunuz bu onemli bir husus. Sakin sadece ingilizce olanini gondermeyin.

BELGELER

Bir ABD universitesine lisansustu bir programa basvururken ilk hazirlayacaginiz sey transkriptleriniz olmali. Lisans (Bachelor / Undergraduate) programlarina basvururken ne istiyorlar acikcasi bunu bilemiyorum ben doktoraya basvurdugum icin size lisansustu (master & doctorate) programlar hakkinda saglikli bilgi verebilirim.
Neyse number one dokuman transkriptler. Hemen bir baslik acayim ve bu dokumanlari baslik baslik inceleyeyim yoksa isin icinden cikamayabilirim.

1-TRANSKRIPTLER

Bir y.lisans veya doktora programina basvurdugunuzda universitenin sizden soracagi ilk sey su ana kadar girdiginiz tum egitim kurumlarindan aldiginiz transkriptler olacaktir. Universitelere basvururken size egitim aldiginiz tum kurumlari soruyorlar. Bu esnada sakin bazi kurumlari yazmamazlilk etmeyin, cunku sonradan ortaya cikarsa sansiniz yanar. Eksik bilgi, yanlis bilgi vermemek onemli.
Transkript deyince tabii ilk aklima gelen lisans transkriptiniz. 4 yillik lisans egitiminizin sonunda size bir mezuniyet transkripti veriyorlar, adamlar bu transkriptin ingilizcesini istiyor iste. Universiteler bu transkripti hem ingilizce hem de turkce sagliyorlar diye biliyorum ama belki bazilari vermiyor olabilir. Ogrenci islerine gidip ingilizce veriyorlar mi diye sormaniz lazim. Veriyorlarsa ingilizce alin. Vermiyorlarsa o zaman mecburen tercume ettireceksiniz.
Isin icine ogrenci  isleri girdigi zaman ogrenci isleri memurlari diye sinir bozucu bir degisken de girmis oluyor. Durum su, bazi universiteler sizden belgeleri 2ser 2ser istiyorlar. Yani her dokumandan 2 tane almaniz gerekiyor. Bir de gicik baska bir durum var cok gicik en gicik durum hatta. Beni en cok yoran sey bu oldu. ABD universiteleri transkriptleri agzi kapali, muhurlu ve ogrenci isleri damgali bir zarf icerisinde istiyorlar! Ayrica bu transkriptlerin kendilerine mezun oldugunuz universitenin kendisi tarafindan resmi olarak postalanmasini istiyorlar. Ustune bi de havyar istiyorlar diyecegim olmayacak. Yani istiyorlar da istiyorlar. Adamlar bilmiyor bizim ulkede ogrenci isleri memuru diye bir sikinti unsurunun oldugunu tabi! Diyelim ki siz 3 universiteye doktoraya basvuracaksiniz. Hem lisans hem de y. lisans transkripti lazim. Hepsinden 2 tane lazim. 2 tane y.lisans, 2 lisans her universiteye gidecek, 3le carpin. 12 tane dokuman almaniz lazim en az (daha oteki dokumanlara gelmedim diploma zart zurt da var). 12 transkript alacaksiniz. Bu transkriptleri memurlardan zarflara koymalarini, muhurlemelerini, keselemelerini ve paraflamalarini isteyeceksiniz. Bunun yaninda bi de ABD'ye postalamalarini isteyeceksiniz. Size soruyorum. TURKIYE'NIN HANGI KOSESINDE BULUNAN OGRENCI ISLERI MEMURU SIZE BU IYILIGI YAPAR? soyleyin bana.
Yalvara yakara, ezile buzule rica edeceksiniz, olursa olacak. Ben cok cile cektim ogrenci isleri koridorlarinda arkadaslar. O yuzden bence siz bu dokuman islerini zamana yayin dedigim gibi belirli periyodik araliklarla gidin ogrenci islerinden alin belgeleri. Hepsini ayni anda almaniz cok zor. Alistira alistira. Bi gidiste ne bileyim 2 tane alin, 3 tane alin... Boyle boyle biriktirin derim... Bi de ben acikcasi dokumanlarimi universiteye postalatamadim. Olmaz dediler. Ben de zarfa koydurdum, muhurlettim neyse, gonderen kismina universitemin adini yazip kendim gonderdim. Napayim baska carem kalmadi. Siz de bu sekilde yapabilirsiniz bence.

2-DIPLOMA

Universitelere diplomanizin orjinalini gondermiyorsunuz. Yani gonderdiginiz belgeler onlarin oluyor size geri vermiyorlar bu yuzden sakin ola bir daha elde edemeyeceginiz bir belge gondermeyin! Diploma fotokopinizi gidin ogrenci islerinden asli gibidir diye onaylatip muhurlettirin, ogrenci isleri daire baskanindan imzalatin bunu gonderin. Tabii fotokopinin yaninda ingilizce tercumesini de gondermeyi unutmayin! Yoksa adamlar sadece Turkce diplomayi kabul etmezler.

Simdi burda onemli bir husus var. TR de asli gibidir muhru gecerli sayilmazken cogu yerde noter istenirken ABD'de noter onayinin pek bir anlami yok. Universiteden belgenize vurduracaginiz bir asli gibidir muhru noterden daha gecerli daha prestijli. Bu yuzden notere para akitmayin bosuna noter pesinde kosmayin. Gidin ogrenci islerinden muhurlettirin.

Bazi universiteler diploma fotokopisinden de 2 tane istiyorlar haberiniz ola. Dikkatle kontrol edin kac tane istediklerini. Hem fotokopisinden hem de Ingilizce tercumesinden 2 tane gondermeniz gerekiyor olabilir, gozunuzden kacmasin aman diyeyim! Bunlari zarfin icinde falan istemiyorlar bunu da not duseyim. Sadece transkriptler zarfta muhurlu isteniyor...

3-DIPLOMA EKI (DIPLOMA SUPPLEMENT)

Diploma eki Bologna sureci kapsaminda diplomanin yaninda verilen bir belge. TRde yeni yeni bazi universiteler tarafindan veriliyor, hepsi vermiyor henuz. Eger universiteniz veriyorsa bunu da istiyor bazi ABD universiteleri. Eger universiteniz diploma eki vermiyorsa no problem. Eger ABDdeki universite sizden diploma eki istemiyorsa siz yine de alabiliyorsaniz gonderin derim. Cunku bu oradakilerin sizin aldiginiz egitimi ve derecenizi anlamalarina yardimci olacaktir. Diploma eki hakkinda daha detayli bilgilere su linklerden ulasabilirsiniz:

http://uio.ieu.edu.tr/?page_id=35
http://web.deu.edu.tr/erasmus/index.php/diplomaeki.html

4-DEGREE CONFERRAL

Diyelim ki doktoraya basvuruyorsunuz ama hala y.lisansiniz bitmedi. Hala ogrencisiniz diyelim. Bu durumda sizden degree conferral diye bir sey gondermenizi istiyorlar. Ben bu durumdaydim, ogrenci islerinden bildigimiz ogrenci belgesi aldim ve de enstituden hala ogrenci olduguma dair baska bir belge daha aldim. Enstitu muduru imzaliyor bunu. Tabii tercume ettirip orjinaliyle yolluyorsunuz :) unutmayin.

Enstituden aldigim belge su sekildeydi:

5-REFERANS MEKTUPLARI

Genelde universiteler 3 adet referans mektubu istiyorlar. Bu referans mektuplari sizi taniyan birileri tarafindan tercihen universitedeki danismaniniz, ders aldiginiz bir hoca veya sizinle ayni alanda calisan bir hoca olmali. Gidip de alakasiz birilerine yazdirmayin. Patronunuz da olabilir. Sizinle calisan biri is arkadasiniz  falan da olabilir. Onemli olan sizi kisisel olarak tanimasidir. Referans mektuplari cok uzun olmamali. 1 sayfa yeterli. O da maksimum. Genelde istediginiz zaman size "sen yaz getir ben imzalayayim" diyorlar. Bu yuzden siz internetten ornekler bulup 3 tane referans mektubu hazirlayin derim, sonra altina birilerinin ismini yazar, imzalatir onlar adina gonderirsiniz.
Bu gonderme isi internetten oluyor. Siz basvuru sistemine size referans mektubu yazacak kisinin bilgilerini giriyorsunuz onlar o kisiye e-mail gonderip ... isimli kisi sizden su program icin ref. mektubu istiyor lutfen su linke tiklayip mektubu submit edin falan diyorlar. Iste benim mektup aldigim kisiler kendilerine gelen bu mailleri bile bana forward ettiler, ben onlara gonderilen bu linklere tiklayip mektuplari kendim submit ettim. Malesef bizim ulkemizde sizin icin oturup zaman ayirip referans mektubu yazacak kisi bulmak cok zor.

6-STATEMENT OF PURPOSE (SOP)

SOP bir basvurunun en onemli parcalarindan bir tanesidir. SOP dedigimiz sey universitelerin sizden istedigi bir kompozisyon. Bu kompozisyonda sizden gecmis akademik yasantiniz, hedefleriniz, neden ilgili bolume basvurdugunuza dair mantikli ve ikna edici gerekceler, akademik ilgi alanlarinizin basvurdugunuz bolumle ilgisi gibi konularda aciklamalar yapmaniz bekleniyor. SOP aslinda sizin icin bir firsat. Cunku bir suru ogrenci icerisinden goze batmak zorundasiniz ki kabul alma sansiniz artsin. Eger cok yuksek skorlara ve basarilara sahip degilseniz bu biraz zor. Sonucta dunyanin bi kosesinden basvuran her hangi bir ogrencisiniz. Sizi gormemisler, bireysel olarak tanismamissiniz, sizin hakkinizda belki tanidiklari birinden referans bile almamislar.. Sizi o kadar kisinin icinden secip cikarmalari biraz zor. Bu yuzden SOP'u kendinizi komiteye anlatma firsati gibi dusunup SOP'un uzerinde dikkatlice ve uzun bir calisma yapmak lazim. SOP yazimi hakkinda internette bol bol bilgi var. Eksisozluk'ten ben baya bilgi edinmistim. Ayrica SOP ornekleri bulmustum. SOP'u uzun tutmayin. Maksimum 2 sayfa uzunlugunda olsun. Zaten universitelerin bazilari sinir koyuyorlar. Mak. 2 sayfa veya iste 3000 kelime diyor adam basvuru sisteminde. Onu gecemiyorsunuz. Yani ona bakmadan oturup 5 sayfa SOP yazarsaniz sonra nereden kessem, neyi cikarsam diye cok karin agrisi cekersiniz. Temiz 2 sayfa olsun, gereksiz seylerden bahsetmeyin. Kisisel gecmisinizden bahsetmeyin cunku kisisel bilgilerinizi yazacaginiz yer SOP degil Personal History Statement. SOP tamamen akademik gecmis, akademik calismalar, akademik basarilar ve akademik hedefler ile ilgili olmali. SOP'ta o universitenin ilgili bolumuyle ozel olarak ilgilendiginizi, gerekli temel arastirmalari yaptiginizi, o bolumdeki .... isimli profesorle ayni alanda calistiginizi ve onla birlikte calismak istediginizi falan yazin. Profesor ismi verebilirsiniz. Ama profesore onceden mail atin, kendinizi tanitin, durumunuzu aciklayin ve onun calismalarina ilgi duydugunuzu onunla birlikte calismak istediginizi ona belirtin, sonra onun ismini SOP'a yazabilirsiniz. Bu size avantaj saglar. Cunku bir cok ogrenci ozellikle doktoraya baslarken calisacaklari hocayi onceden ayarlamis oluyor. Hoca da onlara basvuru degerlendirmeleri esnasinda arka cikiyor, tabir-i caizse ben bu ogrenciyi istiyorum diyor. Bu isleri cok kolaylastiriyor. Sizin onceden gidip yuz yuze tanisma imkaniniz olmadigindan mail yoluyla tanismaya calisacaksiniz mecburen.
Ayrica eger transkriptinizde kotu bir not varsa veya GRE skorunuz diyelim ki dusukse bunun gerekcelerini SOP'ta anlatabilirsiniz. Ama dedigim gibi gereksiz ayrintilardan bahsedip de SOP'unuzu en basta okunmadan kenara koydurmayin.

7-PERSONAL HISTORY STATEMENT (PHS)

PHS'yi her universite istemiyor. Benim basvurdugum universitelerden sadece 1 tanesi istemisti. PHS daha cok kisisel tarihiniz hakkinda. Kisisel konulardan biraz daha bahsedebilirsiniz burada. Sizi diyelim ki ilgili universiteye yonlendiren kisisel tecrubeleriniz, bitirdiginiz bolume nasil girdiniz zart zurt. Bu da kisa olmali unutmayin. Uzun yazilar okunmaz. Bastan soyleyeyim :)

8-OZGECMIS (CV)

Ozgecmisi bilmeyen yoktur. En bastan duzgun bir ozecmis hazirlayin. Ozgecmis nasil hazirlanir diye arattirirsaniz eminim cok kaynak cikar karsiniza.

9-BANKA HESAP BILGILERI VS VS

Bazi universiteler basvuru esnasinda sizden finansal durumunuz hakkinda bazi belgeler doldurmanizi istiyorlar. Yani bu belgelerde sizin ogretim masraflarinizi kimin karsilayacagi falan yaziyor. Ek olarak bir de kendi banka hesabinizda ve de sizin masraflarinizi karsilayacak kisinin hesabinda ne kadar para oldugunu (dolar bazinda) gosteren belgeler aliyorsunuz bankadan. Bankalarda bu belgeler icin ozel hazirlanmis sablonlar var. Bankaniza gidip soyleyince size veriyorlar. Diyelim ki burs alacaksiniz, burs almak icin de ilk kabul almaniz lazim, o zaman bu belgeyi gondermeyin. Bu belgeler zorunlu olmuyor, sadece sonradan sizden bunu her halukarda isteyecekleri icin en basta yukleyince isler hizlanir diye istiyorlar. Cok kasmayin bu yuzden derim.

10-DIGER BELGELER

Diyelim ki bolum birincisi olarak mezun oldunuz. Buna dair bir belge alin ogrenci islerinden ve bunu muhakkak gonderin. Cok onemli bu. Mesela bazi yarismalardan odulleriniz var, bunlari gonderin. Kompozisyon yarismasi birincisi oldunuz diyelim, acimayin, gonderin.. Mesela sanatla ilgileniyorsunuz, sergileriniz falan oldu, bunlarin davetiyelerini gonderin. Mesela bir internet selebritisisiniz, blog odulleriniz var, yutuptan odul aldiniz diyelim.. Bunlarin tamamini gonderin. Sporla ilgilisiniz, sampiyonlugunuz var, kupaniz falan var.. Bunlari gosteren belgeleri bilgileri hep gonderin. Basvurdugunuz bolumle alakali alakasiz her basarinizi gonderin.

SONUC

Son olarak prosedurden bahsedecegim biraz. Gerci basvuru asamalarini daha sonra ayri bir yazida inceleyecegiz ama bu bir giris olsun.

Universitelere online basvuru yapiliyor. Hepsinin online basvuru sistemleri var. Ucretsiz olarak uye oluyorsunuz e-mail adresinizle hesap olusturuyorsunuz. Sonra da basvuruya basliyorsunuz. Online basvuru esnasinda yukaridaki belgelerin dijitallerini sisteme yuklemeniz gerekiyor. O nasil oluyor derseniz soyle oluyor:

Yukarida saydigim belgelerin tamamini dijital olarak hazirlayin! Doc. dokumani olarak veya diyelim ki transkriptleri de tarayicidan gecirerek jpeg veya pdf formatinda hazirlayin. Tarayicidan gecirdiginiz dokumanlari onlu arkali gecirin cunku bunu belirtiyorlar ozellikle. Dokumanin arkasi bos bile olsa onu da tarayicidan gecirip yollamaniz gerekiyor. Sistemlere bu dijitalleri yukleyeceksiniz cunku. Ama burada cok onemli bir husus var. Tarayicidan gecirilen belgelerin boyutlari cok buyuk oluyor. Aman diyeyim! Basvuru sistemlerinin dosya boyutu sinirlamalari var. Dosya basina maksimum 1 mb, 1.5 mb, 2 mb diye sinirliyor bazi universiteler. Bu yuzden okunabilir kalitede ama boyutu dusuk sekilde hazirlayin dosyalari. Burasi onemliydi :)


Neyse siz simdi saniyorsunuz ki transkriptleri, diplomayi, TOEFL ve GRE skorlarini falan sisteme girdim, yukledim bitti! Hayir kardesim oyle degil. Malesef ki bu belgeleri bir de ABD'ye posta ile gondermeniz gerekiyor :(
Online basvurunuzda istenen tum bilgileri doldurdunuz diyelim. En son basvuru ucretini (80-100 $ arasi bir miktar) kredi kartinizla odeyip basvurunuzu tamamliyor ve gonderiyorsunuz. Bu asamadan sonra basvurunuzu bir daha degistiremiyorsunuz haberiniz ola. Neyse bu tamamlamadan sonra transkriptinizi, diplomanizi, diploma ekinizi basvurdugunuz universiteye postalamaniz gerekiyor arkadaslar. Cunku adamlar bunu kontrol edip belgelerinizin orijinal olup olmadigina bakiyorlar. Yoksa sadece dijital kopyalar yetmiyor :( Ben derim ki PTT'ye guvenmeyin FedEx ile gonderin. MNG kargo FedEx ile gonderim yapiyor fakat belge basina 100 lira falan istiyorlar :( Hazirlikli gidin derim. FedEx ile 3-4 gunde gidiyor, takip numarasi ile takip ediyorsunuz, imzali teslim ettikleri icin kime teslim edildigini gorebiliyorsunuz. Eger belge kaybolursa bu isinize yarar. Yine de siz bilirsiniz, pahali bir yol FedEx.
Gonderim yapacaginiz adresler universitenin safyasinda yazar. Biraz desmeniz gerekebilir. Ama orada bir yerde.